上海2015年11月23日電 /美通社/ -- 近日，由專業(yè)財務(wù)管理服務(wù)培訓商鉑略和中國領(lǐng)先的差旅管理公司攜程商旅聯(lián)合舉辦的第二屆企業(yè)差旅費用管控大會吸引了來自100多家企業(yè)的財務(wù)管理者參與。
會上，除了有來自企業(yè)的財務(wù)代表分享經(jīng)驗，攜程商旅差旅專家針對差旅報銷制度形同虛設(shè)；審核發(fā)票效率低；超支差旅費用處理辦法等財務(wù)人員提出的困惑給出了相應(yīng)的解決方案。
差旅政策執(zhí)行難
“公司的出差政策和報銷流程非常完善，但這并沒有什么用，我?guī)缀跆焯焓盏匠У牟盥脠箐N單。”一位財務(wù)的抱怨頓時引起了同行的共鳴。
根據(jù)全球差旅費用管理服務(wù)商CONCUR的數(shù)據(jù)顯示，員工實際的報銷金額平均超出公司政策規(guī)定金額的22%，有52%的企業(yè)財務(wù)管理人員認為較大的挑戰(zhàn)是缺乏員工花費的可見度和難以推行公司的差旅報銷政策。
“公司缺乏有效的差旅政策執(zhí)行手段，員工差旅行為難以控制，超預(yù)算情況時有發(fā)生，從而增加了公司的管理運營成本?！睌y程商旅差旅專家表示，財務(wù)處理的是整個差旅過程的后段，但差旅費用的產(chǎn)生是在前段，讓財務(wù)僅憑一紙差旅政策就去把控差旅費用是不合理的。
攜程商旅差旅專家建議，合規(guī)管控需要覆蓋整個差旅過程，專業(yè)TMC的做法是根據(jù)公司的差旅政策在員工預(yù)訂環(huán)節(jié)進行把關(guān)，把不符合公司差旅政策的差旅行為在訂單完成之前提交審批人審批，這樣就可以較大程度上保障差旅行為的合規(guī)，保證公司利益。財務(wù)人員還可以通過TMC提供的差旅報告了解公司各部門的政策執(zhí)行情況。
審批流程繁復無效
大多數(shù)企業(yè)的差旅費報銷流程需要經(jīng)過主管、行政、老板等人員的審核，流轉(zhuǎn)到財務(wù)手上時可能距離員工提出申請時已有十幾天了。對于這樣低效率的報銷流程，員工的抱怨通常會指向財務(wù)。對此，財務(wù)人員感到十分委屈?！皩訉訉徍顺嗽斐蓤箐N周期延長，并沒有起到控制的作用。”目前大部分未采用專業(yè)差旅管理公司的企業(yè)還停留在事后手工填單逐層審批報銷的階段。
攜程商旅差旅專家介紹，專業(yè)差旅管理公司的技術(shù)可以幫助企業(yè)做到，在員工預(yù)訂行程后，第一時間通過APP、郵件等形式把授權(quán)請求發(fā)送給審批人。此次出差是否被允許，行程是否合理，價格是否符合規(guī)定，管理者通過這一條授權(quán)信息即可對這些問題一目了然，相當于一個動作同時完成行程審批和報銷審批兩個步驟。
肉眼辨發(fā)票效率低
審核發(fā)票是財務(wù)人員普遍關(guān)心的一個話題。財務(wù)人員每天都會在識別真假發(fā)票和虛報發(fā)票上牽扯許多精力和時間，有的企業(yè)甚至會安排一個崗位專做發(fā)票審核的事務(wù)。除了機械繁瑣，人工審核還無法保證準確率。
攜程商旅差旅專家介紹，專業(yè)的差旅管理公司也可以在這方面為財務(wù)人員“減負”?！叭绻髽I(yè)采用的是公司賬戶結(jié)算，員工通過TMC預(yù)訂的機票、酒店、用車的發(fā)票和行程單都會定期統(tǒng)一寄送到財務(wù)結(jié)算人員手中?！?/p>
這也就意味著員工不用先墊付差旅費用，然后再拿著發(fā)票交給財務(wù)報銷；財務(wù)人員可以從機械勞動中解脫出來了；由差旅管理公司提供的發(fā)票也可以完全規(guī)避假發(fā)票和虛報發(fā)票的風險。
差旅預(yù)算無從下手
財務(wù)人員反映，每年在做公司預(yù)算的時候，無法對各部門上報的差旅預(yù)算做準確評估，當老板要求縮減預(yù)算時也無法做出合理判斷。
攜程商旅差旅專家表示，專業(yè)的差旅管理公司可以為企業(yè)提供完善的差旅報告，管理層和財務(wù)人員可以隨時查詢公司各部門各時期的差旅費用支出情況?！柏攧?wù)人員可以對公司內(nèi)部的差旅費用進行橫向比較，例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則必須馬上動身到客戶公司搶修，不能做到有規(guī)劃的提早預(yù)訂。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發(fā)現(xiàn)市場部的平均折扣率高于銷售部，那就可以詢問對應(yīng)部門，從而找出原因。”除了公司內(nèi)部部門的差旅分析，TMC還可以幫助企業(yè)分析比較自身與行業(yè)標桿或均值的異同，發(fā)現(xiàn)可以優(yōu)化的環(huán)節(jié)。財務(wù)在做差旅預(yù)算時，就可以胸有成竹地提出合理建議和規(guī)劃了。
