上海2015年6月18日電 /美通社/ -- “說到資金管理，就想到我們財務在每年做年度預算時的痛苦，當確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略和計劃后，剛性的經營不可控費用基本就已經確定下來，留給我們可以壓縮的費用就是業(yè)務招待費，差旅費，辦公費等這些可控費用了。”近日，在第六屆財務管理高峰論壇上，攜程商旅財務總監(jiān)金婷受邀就差旅費用節(jié)省和管控這一話題進行了分享。

隱性成本不可忽視

據(jù)《2014中國商務旅行調查報告》披露，2014年中國平均有38%的公司員工出過差，而2013年和2012年分別為33%和28%。

“但差旅費用在企業(yè)的費用總額中所占比例并不大，大概在5%左右。所以部分管理層對差旅費用也不是很重視，管理基本是放任其一定幅度中的變動，并沒有關注總額的變動原因和具體構成結構等，這樣對差旅費的具體管理并不利。”金婷認為，作為企業(yè)第二大可控成本，差旅費用在公司管理人員的管理權限及控制范圍之內，可以通過良好地運作提高企業(yè)實際的經濟效益。

據(jù)統(tǒng)計，目前中國10%的企業(yè)使用專業(yè)的差旅服務公司進行差旅管控，而剩余90%的企業(yè)不是自行訂票就是通過小型代理售票處訂票。

金婷介紹，差旅成本包括顯性成本和隱性成本。大部分企業(yè)只計算顯性成本，包括交通費用、酒店住宿、餐飲費用、差旅服務費等；而隱形成本指的是預訂的時間消耗、審批環(huán)節(jié)、報銷流程票據(jù)核查、退改簽成本、未使用機票等。這些巨大的隱形成本無從統(tǒng)計，也往往容易被忽視。

有效差旅管控較高節(jié)省30%

差旅管控是為了節(jié)省，但節(jié)省不僅僅源于機票或酒店價格的節(jié)省，更多的是源于合規(guī)管控、數(shù)據(jù)完整、流程的優(yōu)化和差旅信息的透明。金婷指出，優(yōu)秀的差旅管控方案在節(jié)省費用的同時還兼具提高財務部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿意度等。

專業(yè)的差旅管理機構可以有效幫助企業(yè)節(jié)省差旅費用，以攜程商旅為例，節(jié)省較高可達30%。而小票臺通常提供的僅僅只是預訂服務，而非差旅管控服務。

“借助專業(yè)的差旅服務平臺，比如設置機票較低價提醒，企業(yè)要按照機票價格較低原則來預訂，那么是一天以內較低，還是前后一小時內較低，這些都可以事先進行標準定制，員工出行時如果沒有選擇所選時段的較低價，就會彈出不選擇較低價的理由讓員工選擇，事后還會將這些理由在差旅報表中體現(xiàn)，這樣的操作有助于差旅費用分析，還可以對員工有一定的約束效果，最終達到費用節(jié)省的目標。”金婷介紹。

此外，差旅管理公司提供的墊資服務、較長的信用賬期能為企業(yè)省去差旅資金的占用成本；通過OA系統(tǒng)對接、自動化授權與自動化結算等技術手段，也間接節(jié)省企業(yè)的人工成本。

大數(shù)據(jù)分析直擊企業(yè)差旅痛點

詳盡的差旅管理報告和細致的數(shù)據(jù)分析對于資金管理而言，有著極其重要的作用。企業(yè)對差旅數(shù)據(jù)進行分析，可以找出頻繁使用的航空公司和酒店，簽訂協(xié)議價格，這能為企業(yè)獲取一部分的差旅費用節(jié)余。

同時，企業(yè)可以對公司內部的差旅費用進行橫向比較，例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預訂。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發(fā)現(xiàn)市場部的平均折扣率高于銷售部，那就可以詢問對應部門，從而找出原因。除了公司內部部門的差旅分析，企業(yè)還可借助專業(yè)差旅管理公司分析同行業(yè)的平均折扣、不同城市的平均差標，甚至是同一城市不同時間段的差旅標準。通過不斷的調研和分析，就可對優(yōu)秀做法進行推廣，對不足地方加以改進，從而不斷優(yōu)化差旅政策。

專業(yè)差旅管理減輕財務工作負擔

很多企業(yè)制定了完善的差旅政策，但是往往執(zhí)行起來效果不好。比如員工在選擇酒店或機票時以平價方式購買以獲取供應商的高額回扣；又如員工可以自主選擇酒店，這就導致企業(yè)難以通過特定的酒店增加入住人數(shù)和天數(shù)來獲取協(xié)議低價；甚至還有一些員工通過虛開發(fā)票、購買假發(fā)票報銷來賺取外快。這些行為的存在不僅損害企業(yè)利益，也使公司的內控形同虛設。

而通過專業(yè)差旅管理，則可以解決這個問題。一方面通過月結支付員工不用接觸資金，另一方面代理商價格、企業(yè)協(xié)議價、航空公司直連價格等在同一平臺顯現(xiàn)，價格公開透明，確保企業(yè)的差旅政策能夠有效執(zhí)行。

金婷同時指出，差旅的使用人是廣大企業(yè)員工，差旅政策是否人性化，差旅服務是否便捷是大家最關注的事。專業(yè)差旅管理機構提供的預存、月結等統(tǒng)一結算方式，可以緩解員工出行的墊資壓力，也不用再經歷出行后收集發(fā)票、填寫費用報銷單、等待領導審批，財務審核，出納報銷等繁瑣流程。同時也簡便了財務人員審核流程，不用再驗證發(fā)票的真?zhèn)危挥脤徍藞箐N的金額是否與發(fā)票相符、是否符合差旅政策，只需每月核對差旅公司提供的對賬單即可，大大減輕了財務的工作量。